L’Archivio del Moderno concede il prestito di opere e di documenti conservati nei propri fondi e collezioni per iniziative a scopo scientifico o per rilevanti manifestazioni culturali nazionali ed internazionali promosse da soggetti pubblici e privati. Segue un estratto del regolamento, ma se ne consiglia la lettura per intero che è possibile scaricare qui:
Procedura per l'inoltro delle richieste
Le richieste scritte di prestito devono essere inviate alla Direzione dell’Archivio del Moderno almeno sei mesi prima dell’apertura della mostra, al fine di consentire un’analisi accurata delle condizioni di conservazione dei pezzi richiesti, l’individuazione delle piu adeguate modalita di esposizione, eventuali riproduzioni fotografiche di sicurezza o interventi di restauro, nonche le valutazioni inerenti alle pratiche assicurative ed agli aspetti legali del prestito.
1) Documentazione
La richiesta di prestito deve essere corredata dalla seguente documentazione:
a) Titolo, sede e date di allestimento della mostra.
b) Progetto scientifico e organizzativo con indicazione dell’eventuale realizzazione di un catalogo o della pubblicazione on line della mostra.
c) Elenco completo e definitivo dei documenti e delle opere richieste, corredato da segnatura o da collocazione.
d) Facility report nel quale sono fornite le notizie concernenti l’allestimento e le misure di sicurezza e tutela della sede espositiva (umidita, temperatura, luce, condizioni di sicurezza), munito di firma del responsabile dell’esposizione, secondo le direttive esplicate nel paragrafo “Condizioni di esposizione” al punto n° 6 del presente regolamento.
e) Generalita e referenze della ditta specializzata incaricata dei procedimenti di imballaggio, movimentazione e trasporto dei beni.
f) Generalita della compagnia assicuratrice.
Di norma, il numero massimo di opere d’arte che potra essere concesso in prestito e di 25 pezzi per esposizione.
Sulla base degli elementi sopra indicati e rilasciata o meno l’autorizzazione al prestito.
Ogni documento od opera concessi in prestito sara corredato da una scheda di stato di conservazione (condition report) e da una fotografia.
La durata complessiva del prestito, anche se in piu sedi, non puo superare i tre mesi.
In caso di rinvio dell’inaugurazione e necessario avvertire in tempo utile.
La concessione in prestito di documenti e opere e limitata all’esposizione. E vietato utilizzare il testo o le immagini dei pezzi concessi in prestito per altri scopi (compresi articoli su giornali e riviste) senza preventivo assenso scritto dell’Archivio del Moderno. La documentazione esposta non potra essere fotografata o filmata durante tutta la permanenza in mostra senza esplicito benestare scritto dell’Archivio del Moderno.
Per tutti i diritti relativi alla divulgazione degli atti (copyright) non acquisiti dall’Archivio del Moderno, l’ente organizzatore deve provvedere a richiederne l’autorizzazione all’utilizzo presso i proprietari di tali diritti.
Per le mostre all’estero, i costi delle pratiche dei documenti doganali restano totalmente a carico dell’ente organizzatore.
2) Assicurazione
L’ente organizzatore deve provvedere, a proprie spese, a stipulare una polizza d’assicurazione a favore dell’Archivio del Moderno con una compagnia di assicurazioni, secondo la formula “da chiodo a chiodo”, di ogni documento e opera richiesta in prestito, secondo le stime fornite da questo Istituto, contro tutti i rischi, nessuno escluso, da chiunque e comunque causato.
Nel caso di furto, danneggiamento anche lievissimo o altro qualsivoglia incidente, oltre che alla compagnia assicuratrice, ne dovra essere comunicata immediata notizia all’Archivio del Moderno con particolareggiata descrizione dell’accaduto. In nessun caso dovra essere intrapreso un intervento di restauro senza l’autorizzazione dell’Archivio del Moderno.
L’affidamento delle opere puo aver luogo solo dopo la consegna della polizza di assicurazione in originale, la cui copia deve essere gia trasmessa all’atto dell’avvio delle pratiche per le necessarie autorizzazioni.
3) Imballaggio, trasporto e scorta opere
L’ente organizzatore deve provvedere, a sue spese, all’imballaggio ed al trasporto, utilizzando una ditta specializzata nel ramo dei trasporti d’arte, e comunicare il nome e il recapito dello spedizioniere incaricato, che deve ricevere la fiducia dell’Archivio del Moderno.
Le operazioni di imballaggio e di trasporto dovranno essere eseguite alla presenza di un funzionario incaricato dall’Archivio del Moderno, che potranno richiedere gli accorgimenti piu opportuni per la conservazione e la sicurezza delle opere, sia nell’imballaggio sia nel trasporto.
Lo stesso funzionario dovra poter assistere alle operazioni di allestimento e di collocazione delle opere e verificare lo stato di sicurezza e idoneita ambientale dei locali e delle teche ove le opere stesse saranno collocate. E facolta del funzionario richiedere eventuali accorgimenti espositivi idonei a garantire la migliore sicurezza delle opere.
In casi specifici – a discrezione dell’Archivio del Moderno – i documenti e le opere d’arte concesse in prestito dovranno essere scortate per tutta la durata del viaggio da un funzionario incaricato dall’Archivio del Moderno, sia all’andata sia al ritorno o in eventuali trasferimenti tra sedi diverse della stessa mostra.
Alla chiusura della mostra le operazioni di imballaggio per il rientro dei documenti e delle opere in sede dovranno essere compiute secondo le modalita seguite alla loro partenza e alla presenza del funzionario incaricato dall’Archivio del Moderno, che provvedera ad aggiornare la scheda di stato di conservazione (condition report) e a firmarla congiuntamente ad un responsabile dell’ente organizzatore.
4) Missione dell’incaricato
L’ente organizzatore dovra provvedere all’organizzazione della missione dell’incaricato (prenotazione del viaggio andata e ritorno, soggiorno e pernottamento) che l’Archivio del Moderno inviera per l’accompagnamento, il controllo dell’allestimento della mostra, il reimballaggio e la restituzione delle opere prestate. L’incaricato avra la facolta di ritirare dall’esposizione, a suo insindacabile giudizio, le opere concesse in prestito, qualora ritenga non sufficienti le misure di sicurezza e di tutela effettivamente realizzate nella sede espositiva.
5) Riproduzione e condizionamento
La richiesta di eventuali riproduzioni delle opere da esporre deve essere effettuata in tempo utile e comunque entro tre mesi dall’inizio della mostra.
Qualora siano necessari – a giudizio dell’Archivio del Moderno – interventi di restauro, allestimenti di passepartout, cornici od altro, essi sono a totale carico dell’ente organizzatore.
Nessun intervento, durante lo svolgimento della mostra, deve essere intrapreso sulle opere senza un’esplicita autorizzazione dell’Archivio del Moderno. Le opere dovranno essere restituite nelle stesse condizioni e con il medesimo allestimento in cui sono state consegnate.
6) Condizioni di esposizione
Documenti e opere concesse in prestito dovranno essere esposte unicamente nei locali destinati alla mostra, convenientemente illuminati e climatizzati secondo le necessita di conservazione e le indicazioni del funzionario incaricato dall’Archivio del Moderno.
I locali destinati all’esposizione dovranno, di norma, presentare i seguenti requisiti:
a) Temperatura non inferiore a 15°C e non superiore a 20°C.
b) Umidita relativa tra 50% e 60%, salvo diversa indicazione da parte dell’istituto prestatore.
c) Luce artificiale fredda tra 50 e 60 Lux . E esclusa la luce naturale diretta. Le opere devono essere esposte lontano da fonti di illuminazione e di calore.
d) Presenza del dispositivo antincendio, antifurto, termoigrometro.
Si dovra garantire la massima sicurezza contro furti, danneggiamenti o altro pericolo di qualsivoglia natura, sia durante le ore di apertura al pubblico sia durante quelle di chiusura e notturne, predisponendo adeguati servizi di sorveglianza e l’ausilio di apparecchiature elettroniche. L’Archivio del Moderno si riserva l’obbligo dell’applicazione di misure di sicurezza supplementari ove lo ritenesse necessario. Le opere non dovranno subire trattamenti tecnici, interventi di pulitura, restauro o altro per nessuna ragione.
Di tutti i documenti esposti si dovra segnalare il luogo di conservazione, “Mendrisio, Archivio del Moderno”, seguito dalla denominazione del fondo di appartenenza.
Per i libri si potranno indicare le pagine che saranno aperte durante l’esposizione, cosi come per i manoscritti si potra specificare il numero della carta e della facciata (recto o verso) o della pagina che sara esposta in primo piano.
In nessun caso l’opera dovra essere rimossa dalla sua cornice e montatura, ne tanto meno dalla collocazione espositiva, senza esplicito benestare dell’Archivio del Moderno.
7) Mostre itineranti e proroghe
In caso di mostre itineranti si deve prevedere un intervallo di tempo espositivo adeguato alla buona conservazione, altrimenti dovra essere prevista la sostituzione di documenti e opere concesse in prestito.
Nel caso sia desiderata una proroga alla concessione del prestito dovra essere richiesta, con congruo anticipo, l’autorizzazione dell’Archivio del Moderno e, previa l’eventuale concessione, si dovra provvedere all’aggiornamento della polizza assicurativa.
8) Costi di riproduzione
Per il tariffario dettagliato si rinvia all’Appendice del Regolamento per la consultazione e la riproduzione dei materiali dell’archivio.
9) Cataloghi
La menzione indicata in sede di mostra dovra essere riportata sul catalogo e su altre pubblicazioni secondo le forme segnalate al punto 6, con l’aggiunta dell’indicazione della segnatura o della collocazione.
Almeno due copie del catalogo dovranno essere inviate all’Archivio del Moderno, sia nella prima edizione sia in tutte le eventuali edizioni successive, al seguente indirizzo:
Archivio del Moderno, via Magazzini Generali 14, 6828 Balerna (Svizzera).
Si richiedono inoltre i materiali promozionali e la rassegna stampa dell’iniziativa.
L’ente organizzatore dovra informare l’Archivio del Moderno di ogni evento inerente alla mostra.
